10 cách sử dụng Email một cách chuyên nghiệp
Cách sử dụng Email một cách chuyên nghiệp bạn đã biết chưa? Bạn đã thật sự khám phá hết những tính năng cùng những lưu ý quan trọng khi sử dụng Email? Email được viết tắt từ Electronic Mail hay còn được gọi là thư điện tử, từ trước đến nay nó vẫn luôn là công cụ hiệu quả và phổ biến nhất được dùng trong các doanh nghiệp, tổ chức.
Email là công cụ được dùng để trao đổi thông tin được trình bày một cách chuyên nghiệp, bài bản và có thể đính kèm theo các file Word, Powerpoint, Excel,… do đó mà người ta vẫn luôn lựa chọn sử dụng thư điện tử để trao đổi thư từ qua lại về công việc thay vì các ứng dụng như Messenger, Zalo, Telegram,…
Tuy nhiên không phải ai cũng có đủ tự tin rằng mình hoàn toàn am hiểu về Email, nếu bạn cũng đang cảm thấy bản thân vẫn còn bối rối khi sử dụng thư điện tử thì mời bạn tham khảo qua 10 cách dưới đây để sử dụng Email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhé.
1. Chỉ nên sử dụng một Email chính thức
Tốt hơn hết là bạn nên sử dụng một địa chỉ Email từ một nhà cung cấp uy tín và tồn tại lâu dài như Gmail, Hotmail,…trừ khi Email mà bạn sử dụng là do công ty cấp thì khi kết thúc công việc bạn buộc phải thay đổi địa chỉ Email.
Việc thay đổi Email sẽ rất phiền phức vì bạn đã làm việc với tất cả đồng nghiệp, đối tác, khách hàng đều bằng địa chỉ này trong một thời gian dài, nên khi muốn thay đổi bạn sẽ phải thay đổi cả số điện thoại lẫn một số thông tin nhất định, điều này sẽ rất bất cập vì bạn sẽ phải tìm kiếm, liên hệ lại với tất cả mọi người để họ cập nhật thông tin của bạn, thậm chí có nguy cơ bạn sẽ mất vĩnh viễn một số mối quan hệ quan trọng.
2. Phân biệt rõ CC và BCC
Cả CC và BCC đều có nghĩa là đồng gửi, gửi thư điện tử này đến cho nhiều địa chỉ Email khác nhau, tuy vậy nhưng chúng ta vẫn cần phải phân biệt rõ CC và BCC. Khi bạn chọn gửi CC nghĩa là những người nhận được Email đều biết được các địa chỉ Email khác trong danh sách đồng gửi, còn gửi BCC thì những người nhận được Email sẽ không thấy được các địa chỉ Email khác trong danh sách đồng gửi.
Phân biệt rõ ràng sự khác biệt này sẽ mang lại cho bạn một cách làm việc chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác, khách hàng. Khi gửi thư đến cho nhiều đồng nghiệp trong cùng tổ chức thì bạn nên gửi CC để mọi người biết rõ Email của nhau và liên hệ công việc ngay khi cần. Còn khi gửi Email đến nhiều đối tác, khách hàng khác nhau thì bạn nên gửi BCC để đảm bảo quyền riêng tư của người nhận, không tiết lộ Email cá nhân của họ ra ngoài khi chưa được phép.
3. Nên cẩn thận với “Reply All”
Khi muốn gửi Email đến một địa chỉ Email mà bạn đã liên lạc trước đó, bạn không nên tìm đến thư cũ và bấm Reply hay Reply All vì thư mới bạn sẽ gửi đây không liên quan đến nội dung thư cũ. Bạn hãy soạn một bức thư hoàn chỉnh và nhập địa chỉ Email đó vào để gửi, nếu không làm vậy rất có thể bạn sẽ gửi nhầm Email đến những người nhận khác nếu thư điện tử cũ trước đó là thư đồng gửi.
4. Tiêu đề Email nên rõ ràng, ngắn gọn
Bạn tuyệt đối không nên gửi Email với những tiêu đề không rõ ràng như “Chào anh/ chị, em gửi…”, đây là những tiêu đề quá dài dòng và không đúng trọng tâm với nội dung thư, thường sẽ bị liệt vào hộp thư spam hoặc thậm chí người nhận sẽ rất dễ bỏ sót nó. Do đó bạn nên ghi tiêu đề thư một cách rõ ràng, ngắn gọn về nội dung bức thư. Bạn cũng nên nhớ rằng đừng đưa tên mình lên tiêu đề thư mà hãy tập trung vào nội dung chính và mức độ quan trọng của thư.
5. Nên gửi Email riêng cho từng chủ đề
Nếu bạn đang có nhiều vấn đề cần trao đổi với người nhận, đừng dồn tất cả vào một Email và bắt họ trả lời, mỗi một Email chỉ nên tập trung giải quyết một vấn đề hoặc một thôn tin cần thiết và bạn nên chia ra theo mức độ quan trọng của sự việc. Nếu một vấn đề quan trọng cần giải quyết ngay lập tức, hãy thiết kế một bức thư riêng về nó, còn trong trường hợp những vấn đề khác nhỏ nhặt thì bạn có thể gộp chúng lại vào một Email riêng.
Ngoài ra thì việc gửi Email theo từng chủ đề rõ ràng như vậy cũng giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng khi cần và cũng dễ dàng lọc ra những thông tin phản hồi mà không bị rối hay nhầm lẫn.
6. Nên viết Email ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung cần thiết
Sẽ chẳng ai muốn đọc một bức thư điện tử dài gần một trang giấy A4 cả, khi làm việc tại doanh nghiệp thì bạn phải hiểu rõ một ngày bạn có thể nhận lên đến con số 100 Email hoặc hơn và bạn không thể nào dành thời gian để kiểm tra từng bức thư rồi đọc kỹ những Email dài lê thê rồi trả lời cả.
Chính vì vậy, hãy viết một Email ngắn gọn nhưng đầy đủ những thông tin cần thiết, hạn chế dùng văn phong quá trang trọng và dài dòng. Một bức thư chuyên nghiệp là một bức thư đánh đúng trọng tâm mà cả người gửi lẫn người nhận hướng đến.
7. Đừng gửi Email những trao đổi thông thường
Không phải bất cứ điều gì bạn muốn trao đổi với đồng nghiệp trong doanh nghiệp đều phải sử dụng Email, trong khi hàng ngày họ có đến hàng trăm Email cần phải phản hồi. Nếu là những vấn đề nhỏ không quá quan trọng như hỏi về tiến độ công việc, thời gian nhận tài liệu,… thì bạn có thể sử dụng các ứng liên lạc khác như Messenger, Zalo, Skype, Telegram,…
Việc sử dụng Email đúng lúc và hợp lý sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả công việc cao mà đồng nghiệp của bạn cũng sẽ không thấy phiền hay bỏ sót những thư điện tử quan trọng của bạn.
8. Giảm bớt thông tin cũ khi trả lời Email
Khi bạn trả lời một Email bất kỹ thì thông tin của Email gốc sẽ được gắn kèm bên dưới, nó sẽ giúp người nhận Email theo dõi và nắm được bạn đang trao đổi với họ về vấn đề gì. Tuy nhiên việc này sẽ gây ra khá nhiều sự nhiễu loạn khi thư từ trao đổi qua lại hai bên quá nhiều, bạn sẽ rất khó khăn để tìm lại chúng khi cần thiết, thế nên nếu cần trao đổi nhiều hơn thì bạn nên dành thời gian xóa bớt những thông tin cũ gắn kèm phía dưới Email mới, nếu quá cần thiết thì bạn chỉ nên để lại những phần quan trọng Email cũ.
9. Đừng gửi Email khi bạn mất bình tĩnh
Khi bạn mất bình tĩnh do một lý do nào đó thì bạn không nên gửi Email, bởi vì khi đó bạn sẽ chồng chéo những cảm xúc tiêu cực vào trong những con chữ và người nhận sẽ nhận ra điều đó ngay lập tức. Nó không chỉ khiến người nhận ảnh hưởng thái độ tiêu cực của bạn mà họ còn đánh giá bạn là một người làm việc thiếu chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang trong tình trạng không ổn định được cảm xúc, đừng trả lời Email mà hãy đợi đến khi bạn có thể bình ổn thì hãy trả lời, nếu đó làm một Email quan trọng cần giải quyết gấp, bạn hãy tham khảo các cách bình ổn cảm xúc ngay lập tức và trả lời Email.
10. Thu hồi Email đã gửi
Bất kỳ ai trong chúng ta cũng sẽ có lúc mắc lỗi và đương nhiên việc gửi Email cũng không ngoại lệ. Vậy thì có những cách nào để thu hồi lại những Email lỗi mà bạn không muốn gửi nữa? Trong Gmail hiện nay có tính năng thu hồi lại thư vừa gửi là Undo Send, nhưng bạn chỉ có thể sử dụng chức năng này trong 10 giây ngay khi gửi tin nhắn đi, sâu 10 giây thì bạn không thể thu hồi nó.
Hoặc nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook thì bạn cũng có thể cài đặt tính năng này bằng cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi Email đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Do đó, bạn sẽ có một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra lại lần nữa Email vừa gửi có lỗi hay không để kịp thời chỉnh sửa trước khi thư được gửi đến người nhận.
Bạn có thể thiết lập quy tắc này bằng cách vào Tools, sau đó chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.
Trên đây chính là 10 cách mà Tấn Vàng muốn giới thiệu đến bạn, hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn sẽ tích lũy cho mình thêm nhiều thông tin bổ ích giúp bạn trong lương lai sẽ sử dụng Email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Các dịch vụ nổi bật tại Tấn Vàng hiện nay: Cung ứng lao động, Bốc xếp hàng hóa, Cho thuê lao động,…